Wednesday, August 29, 2007

简单做(ZTD)习惯培养2——处理

更简单,更具行动力的终极高效系统:Zen To Done(简易做) 翻译系列,赶快到褪墨上阅读吧~

  • 习惯快速地对信息作出决定,从而避免收件箱堆积

收件箱中的原料(stuff)的堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息,对原料及时做出决定和归纳成类,你才能避免原料的堆积。我建议每天至少处理一次你的收件箱,若有需要你可能要更频繁地整理。

第一,限制你的收件箱。你需要查看的信息和资料都会在收件箱中。如果有很多的收件箱,便需要更多的时间去管理好它们。所以尽量减少你的收件箱数量,刚好满足你的需求即可。

列出所有你收集信息的途径,评估每一条途径带来的价值,合并某些收件箱或者删除那些无用的收件箱。若 认定某条途径没有价值,就抛弃它一周,然后再考虑是否确实要删除它。对于其他的一些途径,想想能够将它们合并成一个收件箱。比方说:家中 有好几个地方被你用来存放收到的信息?那改用一个收件箱来收集所有的邮件、工作记录、学校笔记、电话表、电脑输出文件、时间表等等。你有四个email邮 箱?尝试让它们都转发到一个邮箱中。总之,越少越好,尽量将收件箱数量控制在4~7左右。

第二,管理你的收件箱。长期 阅读 我博客的读者应该会觉得挺耳熟的,但是我还是要反复地强调:不要让你的收件箱溢出。留着大量未完成的原料未处理,绝对会让你感到巨大的压力。所以,赶快成为自己收件箱的管理大师!

每天检查并且处理你的收件箱。有一些收件箱,你可能需要检查几次(我每小时检查一次email),但是不要频繁的检查。这只会浪费你的时间,降低你的工作 效率 。但是也不能一天之内一次也不检查,否者你的原料又会堆积起来,记住堆积是你最大的敌人。

  1. 从上往下处理信息,马上做出决定。从收件箱中的第一项开始,立刻做出决定,不要跳过、拖后或延迟做出决定。
  2. 删除。如果你不需要这条信息,就删掉它(总是保持这个为优先选择)。
  3. 委派他人。你是做这件事的合适人选吗?如果不是,交给最适合的人。
  4. 立刻完成。如何这件事需要的时间少于两分钟,那立即完成它,而不要放到 任务清单 中。
  5. 等下在做的任务如果这件事需要的时间多过两分钟,马上把它列入任务清单中,并且等下马上完成它。
  6. 制作档案。你需要额外的参考文件来完成某件事情,那赶快为它制作一个档案。
  7. 无论如何,不要让收件箱里有剩余的项目删除或者制作档案,处理每一个项目直到收件箱为空。注意,如果你的收件箱中有上百的项目,那最好把它们放入另一个文件箱中等下处理(专门搁出几个小时去处理它们),接着再继续处理新进入收件箱中的信息。
  8. 重复这些步骤,保持你的收件箱为空。如果你有限制自己的收件箱数量,实现这一点并不难。保持收件箱为空会让你觉得棒极了,庆祝一下?!记住,不要一整天都在处理收件箱,最好形成习惯总是在固定的时刻去处理它们。

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